SISTEM PENGENDALIAN INTERN
BAB I
PENDAHULUAN
I.1 LATAR BELAKANG
Pengendalian internal adalah rencana, metoda, prosedur, dan kebijakan
yang didesain oleh manajemen untuk memberi jaminan yang memadai atas
tercapainya efisiensi dan efektivitas operasional, kehandalan pelaporan
keuangan, pengamanan terhadap aset, ketaatan/kepatuhan terhadap
undang-undang, kebijakan dan peraturan lain.
I.2 TUJUAN
1. Tujuan suatu instansi yang ditetapkan akan dapat dicapai.
2. Laporan keuangan yang dihasilkan dapat dipercaya.
3. Kegiatan sejalan dengan hukum dan peraturan yang berlaku.
2. Laporan keuangan yang dihasilkan dapat dipercaya.
3. Kegiatan sejalan dengan hukum dan peraturan yang berlaku.
BAB II
ISI
Implementasi
sistem pengendalian intern (SPI) bukan hanya dalam bentuk pengawasan.
Melainkan gabungan berbagai elemen yang berbeda. Agar sistem
pengendalian intern bisa berfungsi dengan efektif, minimal terdiri dari
empat elemen utama yang berjalan sinergis—saling melengkapi dan saling
mendukung. Berfungsi efektif yang saya maksudkan adalah mampu
meminimalisir potensi penggelapan, pencurian dan bentuk penyelewengan
lainnya hingga ke titik terendah.
Untuk bisa efektif, pengendalian intern minimal harus mengandung empat elemen terpenting di bawah ini:
Prosedur Dan Kebijakan Yang Mengikat Dan Jelas
Ini
fundamental sifatnya. Tidak boleh tidak, harus ada. Tanpa prosedur dan
kebijakan yang jelas, pegawai tidak akan tahu mana yang boleh dan mana
yang tidak boleh dilakukan. Prosedur harus mengikat, dalam artian setiap
perilaku yang tidak sesui dengan prosedur akan diganjar hukuman.
Prosedur haru jelas, tidak multi tafsir, tidak memiliki celah untuk
memungkinkan terjadinya pelanggaran.
Misalnya: Untuk menerima barang dari pemasok/vendor, bagian receiving harus:
- Membandingkan “Surat Jalan” vs. “Purchase Order” vs “Physical Check”, untuk memastikan barang yang diterima sudah sesuai pesanan, dan surat jalan sudah sesuai kenyataan.
- Bila ada perbedaan, maka petugas receiving harus menghubungi bagian pembelian untuk kemudian diteruskan ke vendor. Vendor harus mengirimkan barang yang sesuai dengan PO selambat-lambatnya dalam waktu 24 jam. Bila tidak pesanan dibatalkan.
- Apakah harus persis sama atau ada toleransi? Apakah ada pengecualian? Kalau ada pengecualian atas apa dan siapa yang berwenang memberikan approval untuk menerima perbedaan itu?
- Bila ketiganya sudah sama, maka petugas receiving harus memasukan data penerimaan, mencetak receiving slip, di staple jadi satu, untuk kemudian dikirimkan ke bagian accounting
- dan seterusnya.
Bila
ada perbedaan antara ketiga dokumen itu tetapi petugas receiving tidak
menghubungi bagian pembelian, atau bagian pembelian tidak
menindaklanjuti, atau menerima perbedaan tanpa approval dari pejabat
yang berwenang, maka siapapun yang melanggar harus mendapat hukuman.
Tanpa itu, prosedur akan cenderung dilanggar. Semua itu dituangkan di
dalam sebuah prosedur dan kebijakan. Dan semua aktvitas (di semua
wilayah operasional persahaan), harus memilik prosedur dan kebijakan
yang mengikat, dan jelas.
Bayangkan
kalau tidak ada prosedur, bukan saja membuat potensi
penggelapan/pencurian/penyelewengan menjadi tinggi, tetapi juga membuat
banyak waktu habis ditengah jalan hanya untuk bolak-balik menjalankan
satu proses aktivitas, karena pegawai tidak tahu pasti harus berbuat
apa.
Piranti (Peralatan) Yang Memadai
Piranti
di sini bisa jadi berupa komputer, device tertentu (misalnya mesin
finger print untuk absensi, atau scanner barcode untuk penerimaan barang
dan pencatatan persediaan yang akurat, body-scanner untuk memeriksa
orang yang keluar masuk dari lokasi perusahaan, camera CCTV, brankas
dengan locker digital dan manual, alat penimbang, stempel digital yang
dilengkapi dengan alat anti duplikasi, dll).
Peranan piranti sangat besar. Piranti dimaksudkan untuk 2 tujuan utama berikut ini:
- Memastikan prosedur dan kebijakan berjalan dengan mulus tanpa hambatan.
- Menutup celah peluang terjadinya penggelapan/pencurian/penyelewengan.
Tentu
tidak semua wilayah/bagian, tidak semua alur, tidak semua proses harus
dilengkapi dengan piranti khusus, tetapi 5 wilayah paling rawan yang
sudah saya sampaikan di tulisan sebelumnya (baca lagi) harus.
Pengawasan Terus-Menerus
Dari
pengamatan selama ini, saya lihat hampir semua perusahaan sudah
melakukan pengawasan. Hanya saja, masih dilakukan secara parsial,
cenderung berfokus di beberapa wilayah saja, misalnya: Pengawasan Kas
atau Barang Persediaan. Padahal potensi penggelapan, pencurian dan
penyelewengan bisa teradi dimana saja. Hal yang jarang disadari,
seringkali kebocoran di suatu wilayah sumber celahnya justru berada di
wilayah lainnya. Sehingga akar masalah menjadi tidak pernah tersentuh.
Misalnya:
Perusahaan
hanya fokus mengawasi bagian kas dan utang. Saat ditelusuri jelas semua
pencatatan telah dilakukan dengan benar, bukti pendukung lengkap. Angka
utang dengan kas keluar sudah sama, catatan utang dengan bukti
pendukung (PO, tanda terima dan nota tagihan) juga sama. Apakah itu
berarti sudah tidak mungkin terjadi lebih bayar ke vendor? Di atas
kertas kelihatannya iya. Kenyataannya? Mungkinkah nota penerimaan barang
(receiving slip) tidak sesuai dengan kenyataan barang yang diterima?
Sudahkan orang penerimaan melakukan pemeriksaan fisik?
Oleh sebab itu, pengawasan harus bersifat menyeluruh. Tidak parsial.
Seperti
telah saya bahas di tulisan saya sebelumnya bahwa, mustahil pengelola
usaha mampu melakukan pengawasan terus menerus. Perlu cara tertentu
untuk membuat agar pengawasan bisa berjalan dengan sendirinya. Caranya?
Saya akan bahasa ditulisan saya berikutnya, pada saat saya membahas
pengendalian intern pada masing-masing wilayah dengan kustomisasi.
Evaluasi Berkala
Elemen
yang tak kalah pentingnya adalah evaluasi berkala. Tujuannya adalah
untuk mengetahui apakah sistem pengendalian yang diimplementasikan sudah
berjalan efektif atau belum. Evaluasi dilakukan dengan melakukan
infeksi dan audit di semua wilayah tentunya. Lalu bandingkan dengan
hasil inspeksi/audit sebelumnya. Apakah tingkat
kebocoran/kehilangan/penggelapan menurun atau tidak? Jika tidak, dimana
kelemahannya. Apakah prosedur dan kebijakan perlu diubah? Apakah piranti
perlu ditambah/dimoderenisasi?
Mengenai
waktu pelaksanaan evaluasi, idealnya setiap akhir jam kerja, ata setiap
menjelang akhir pekan. Hanya saja, proses evaluasi lumayan memakan
waktu dan tenaga. Tentunya persahaan bisa melakukannya sesuai dengan
tingkat urgensi. Misalnya: saat frekwensi kejadian cukup tinggi, mungkin
evalasi perlu dilakukan setiap hari/minggu. Tetapi saat frekwensinya
rendah, makan evaluasi bisa dilakukan setiap bulan.
Jika
empat elemen terpenting ini sudah ada pada sistem pengendalian intern
perusahaan, masing-masing elemen sudah dirancang sedemikian rupa (sesuai
dengan kondisi, alur proses opersional perusahaan) dan bisa berjalan
efektif, saya yakin masalah penggelapan, pencurian maupun penyelewengan
bisa diminimalisir hingga ke titik terendah. Tentu. Berbicara selalu
lebih mudah dibandingkan melaksanakan. Untuk itu, tidak ada cara lain
selain melaksanakannya. Segala sesuatu berawal dari ide, pemikiran, dan
kata-kata. Menjadi ada karena ide, pikiran dan kata-kata tersebut
diwujudkan dalam tindakan.
BAB III
PENUTUP
III.1 KESIMPULAN
Pengendalian
intern bukan hanya terdiri dari pedoman, kebijakan, formulir, namun
dijalankan oleh orang dari setiap jenjang organisasi, yang mencakup
dewan komisaris, manajemen dan personil lain. Pengendalian intern juga
ditujukan untuk mencapai tujuan yang saling berkaitan yaitu pelaporan
keuangan, kepatuhan dan operasi.
III.2 SARAN
Pengendalian
intern diharapkan mampu memberikan keyakinan memadai, bukan keyakinan
mutlak bagi manajemen dan dewan komisaris entitas. Keterbatasan yang
melekat dalam semua sistem pengendalian intern dan pertimbangan manfaat
serta pengorbanan dalam pencapaian tujuan pengendalian, menyebabkan
pengendalian intern tidak dapat memberikan keyakinan mutlak.
DAFTAR PUSTAKA
Agoes,Soekrisno , 2004, AUDITING, Penerbit Fakultas Ekonomi Universitas Indonesia, Jakarta.
Artikel utama untuk bagian ini adalah: 
